Règlement intérieur – ImmerTwin™

Date d'entrée en vigueur : 28 juillet 2026
Dernière mise à jour : 28 juillet 2026

Cette politique d'entreprise explique comment ImmerTwin SARL “ ImmerTwin ”, “ nous ”) organise son environnement de travail et aborde le travail flexible, le télétravail, la prestation de projets sur site, la conduite professionnelle, la santé et la sécurité, la collaboration et la sécurité de l'information.

ImmerTwin opère un modèle de lieu de travail flexible, hybride et axé sur les projets. La production numérique, la conception, le développement et la gestion de projet peuvent être effectués à distance, tandis que la capture spatiale, la photographie, le tournage, les réunions clients, les évaluations de site et d'autres activités opérationnelles ont lieu sur les sites clients ou projets.

Cette politique est destinée à être une déclaration publique de nos principes généraux de milieu de travail. Elle ne remplace pas les contrats de travail individuels, les contrats d'entrepreneur, les procédures de projet ou les obligations imposées par la loi applicable.

1) Qui nous sommes et à qui cette politique s'applique

Société : ImmerTwin SARL
Contact contact@immertwin.com

Cette politique peut s'appliquer, le cas échéant, aux administrateurs, employés, prestataires, consultants, travailleurs indépendants, fournisseurs et autres personnes effectuant des travaux pour le compte d'ImmerTwin.

Une société de conseil Gibson Ltd peut soutenir certaines activités opérationnelles liées au Royaume-Uni. Les personnes travaillant par l'intermédiaire de cette société ou en son nom peuvent être tenues de suivre des normes équivalentes en matière de lieu de travail, de confidentialité, de sécurité et de conduite professionnelle.

Notre modèle de lieu de travail

ImmerTwin exploite un modèle de lieu de travail hybride flexible conçu autour des exigences de chaque rôle, client et projet.

Nos activités s'inscrivent généralement dans deux environnements de travail :

A) Production à distance et numérique
Des activités telles que la conception, le développement, la production de circuits, la création de contenu, l'administration, la recherche, la gestion de projets et l'assistance à la clientèle peuvent être réalisées à distance.

B) Livraison du projet sur site
La capture spatiale, la photographie, les tournages, les relevés, les évaluations de sites, les formations, les réunions avec les clients et d'autres activités spécifiques à un lieu sont réalisés dans les locaux des clients, sur des lieux de réception ou dans d'autres lieux convenus.

Les modalités de travail peuvent varier en fonction des calendriers de projet, des exigences d'accès client, des déplacements, des besoins techniques, des restrictions de sécurité et des priorités opérationnelles.

3) Flexibilité et télétravail

Nous soutenons le travail flexible dans la mesure où il est compatible avec la livraison efficace des projets, les engagements des clients, la collaboration et les responsabilités du rôle de l'individu.

• Les lieux de travail à distance doivent offrir un environnement de travail adapté, professionnel et raisonnablement sûr.

• Les membres de l'équipe doivent rester joignables pendant les périodes de travail convenues et assister aux réunions prévues.

• Les délais de projet, les engagements clients et les normes de service convenues doivent être maintenus, quel que soit le lieu de travail.

• Les discussions confidentielles et les travaux liés à des projets sensibles ne doivent pas avoir lieu dans des lieux où ils pourraient être entendus ou consultés par des personnes non autorisées.

• Les modalités de télétravail peuvent faire l'objet d'une réévaluation lorsqu'elles ont une incidence sur les performances, la communication, la sécurité, la sûreté ou la prestation des services.

Le travail flexible ne signifie pas que les individus sont censés être continuellement disponibles en dehors des heures de travail convenues.

4) Heures de travail et disponibilité

Les horaires de travail peuvent varier en fonction du poste, des exigences du projet, de la disponibilité du client, des modalités de déplacement et du lieu d'affectation.

Les personnes travaillant pour le compte d'ImmerTwin sont censées :

• communiquer clairement leur disponibilité ;

• participer aux réunions et sessions de projet convenues ;

• prévenir suffisamment à l'avance en cas d'absence ou d'indisponibilité ;

• signaler rapidement les retards potentiels ou les conflits d'horaire ; et

• respecter les horaires de travail convenus, les périodes de repos et les exigences légales applicables.

Il peut parfois être nécessaire de travailler en dehors des horaires habituels pour des déplacements, l'accès à des sites, des événements, des séances de prise de vue ou des activités liées à des projets urgents. Dans la mesure du possible, ces modalités doivent être convenues à l'avance.

5) Lieux d'intervention chez les clients et comportement sur place

Lorsqu'ils travaillent sur la propriété d'un client ou sur un site de projet, les membres de l'équipe représentent ImmerTwin et doivent se comporter de manière professionnelle et respectueuse.

• Respectez les procédures du client en matière d'accès, de sécurité, de protection et de santé et sécurité au travail.

• Respectez la propriété, les occupants, les visiteurs, les employés et l'environnement environnant.

• Utilisez le matériel avec précaution et évitez de perturber inutilement les activités du client.

• Il est interdit de photographier, d'enregistrer, de numériser ou de publier des images de zones ou de contenus soumis à restriction en dehors du périmètre convenu du projet.

• Portez les vêtements d'identification, les vêtements de protection ou l'équipement de protection individuelle requis.

• Signalez immédiatement les accidents, les dommages, les dangers, les problèmes de sécurité ou tout autre incident important.

Des instructions spécifiques au site, des évaluations des risques, des autorisations ou des plans de travail peuvent être requis pour certains projets.

6) Santé, sécurité et bien-être

ImmerTwin s'engage à fournir et à maintenir des pratiques de travail sûres, que le travail soit effectué à distance, dans un bureau, en déplacement ou sur le site d'un client.

Tous les employés d'ImmerTwin sont tenus de prendre les précautions raisonnables pour leur propre santé et sécurité, ainsi que celle des autres personnes susceptibles d'être affectées par leur travail.

• Les espaces de travail doivent être organisés de manière à réduire les contraintes physiques et les risques inutiles.

• Les équipements doivent être utilisés conformément à leur destination et aux consignes de sécurité applicables.

• Les dangers, les conditions dangereuses et les équipements défectueux doivent être signalés rapidement.

• No person should undertake work they reasonably believe to be unsafe.

• Appropriate breaks should be taken during extended periods of screen-based work, driving, travel or physical capture activity.

Workloads and schedules should be managed responsibly. Anyone experiencing a workplace issue that may affect their health, safety or ability to carry out their role should raise it as early as possible.

7) Equality, inclusion and respectful conduct

ImmerTwin is committed to maintaining a professional working environment in which people are treated fairly and with dignity and respect.

Discrimination, harassment, bullying, victimisation, intimidation and other inappropriate conduct are not acceptable.

Employment, contracting and project decisions should be based on legitimate business requirements, relevant skills, experience, performance and suitability for the work, subject to applicable equality and employment law.

Reasonable efforts will be made to support accessibility and appropriate workplace adjustments where required and reasonably practicable.

8) Communication and collaboration

Effective communication is essential within a flexible and geographically distributed workplace.

People working on ImmerTwin projects are expected to:

• use agreed communication and project-management systems;

• maintain accurate project records and task updates;

• respond to reasonable work-related communications within an appropriate timeframe;

• communicate clearly, professionally and respectfully;

• escalate risks, delays or technical problems promptly; and

• protect confidential information when using email, messaging, video calls and shared systems.

9) Equipment, systems and information security

ImmerTwin equipment, accounts, software and digital systems must be used responsibly and protected against loss, damage, misuse and unauthorised access.

• Passwords must be strong, unique and kept confidential.

• Multi-factor authentication should be used where available or required.

• Devices should be locked when unattended and kept appropriately updated.

• Client files should only be stored in approved locations and systems.

• Access to projects, accounts and information should be limited to those who require it.

• Suspected loss, unauthorised access, phishing, malware or other security incidents must be reported immediately.

Company equipment remains the property of the relevant ImmerTwin entity unless otherwise agreed in writing.

10) Confidentiality and data protection

Team members may have access to commercially sensitive, confidential or personal information belonging to ImmerTwin, its clients, suppliers, partners or other individuals.

Such information must:

• only be accessed where required for authorised work;

• only be shared with authorised recipients;

• be stored and transferred using appropriate systems;

• not be discussed in public or insecure environments; and

• be retained or deleted in accordance with applicable project, contractual and legal requirements.

Personal data must be handled in accordance with ImmerTwin’s Privacy Policy, applicable data-protection law and any relevant client instructions or Data Processing Agreement.

11) Photography, filming and spatial capture

Photography, filming, 360° capture and spatial scanning must only be carried out within the agreed scope of a project and with the necessary client permissions.

Before capture begins, reasonable steps should be taken to identify:

• restricted or confidential areas;

• people who should not appear in the capture;

• personal documents, photographs, screens or identifying information;

• security systems, access codes or sensitive operational details; and

• content that may require removal, covering or blurring.

Project content must not be published, shared or used for promotional purposes unless this is permitted by the relevant agreement or separately authorised.

12) Travel and expenses

Travel may be required for capture sessions, client meetings, assessments, training, events and other project activities in France, the United Kingdom and internationally.

Travel should be planned responsibly, taking account of cost, safety, scheduling, project requirements and environmental impact.

Business expenses must be reasonable, properly documented and incurred in accordance with the applicable agreement or approval process.

Anyone travelling on behalf of ImmerTwin is expected to comply with applicable immigration, driving, insurance, health, safety and client-site requirements.

13) Environmental responsibility

ImmerTwin aims to reduce unnecessary environmental impact while maintaining effective client and project delivery.

Cela peut inclure :

• using remote meetings where an in-person visit is not required;

• combining site visits and project activities where practical;

• reducing unnecessary travel and duplicate capture activity;

• using digital documents and project records where appropriate;

• maintaining and reusing equipment responsibly; and

• working with local suppliers and professionals where suitable.

14) Raising concerns

Workplace, conduct, safety, security, equality or wellbeing concerns should be raised promptly so that they can be considered and addressed appropriately.

Concerns can be reported to the relevant project lead, director or by contacting:
contact@immertwin.com.

Reports will be handled as sensitively and confidentially as reasonably possible, subject to the need to investigate the matter, take appropriate action or comply with legal obligations.

15) Changes to this policy

We may update this Workplace Policy to reflect changes in our business, working practices, services, legal obligations or operational requirements.

The “Last updated” date at the top of this page indicates when the policy was most recently revised.